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Sistema de informes y reportes: estado de las empresas en 2022
Con la proliferación de soluciones para automatizar procesos dentro de la empresa, se esperaría que las organizaciones ya estuvieran acostumbradas a implementar herramientas que se encarguen de esas tareas repetitivas: recabar información clave de sus clientes, organizar datos, crear reportes de desempeño, entre otros.
Sin embargo, no ha sido así.
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Asimismo, revisa que tengan protocolos de seguridad eficientes, para que la información esté bien protegida y no caiga en manos de personas equivocadas. A eso podrías agregar un respaldo de datos que se actualice automáticamente y en tiempo real, como precaución.
3. Establece una metodología para facilitar el control y seguimiento de incidencias
Crea usuarios, asigna permisos y niveles de acceso de forma meticulosa. La idea es que siempre tengas certeza de quiénes crean, editan o leen los informes o la información, y cada cuándo es necesario hacer actualizaciones o reportes. De esa forma existe un control eficiente que ayuda a identificar incidencias, responsables y maneras de enmendar daños o errores.
4. Diseña procesos de planificación y previsión
¿Qué hacer en caso de que el servidor se caiga?, ¿cómo asegurar que la herramienta que automatiza la creación de reportes no sufra un ataque que arriesgue la información?, ¿a quién acudir en caso de que los administradores olviden sus claves de acceso? Existen muchas amenazas que necesitarán su propio plan de acción. Lo ideal es adelantarte a esas situaciones consultando con tus proveedores y encargados de tecnología en tu empresa para actuar rápidamente.
5. Dale capacitación a tu equipo
Por supuesto debes asegurarte de que el equipo que estará en contacto con estas herramientas conozca sus funciones y cómo aprovecharlas. Con cada cambio en el entorno del marketing, también hay transformaciones en las métricas e indicadores de desempeño. Así que organiza sesiones de actualización que involucren a tu personal cuando haya oportunidad y sigue las noticias que tus proveedores compartirán para que tus herramientas sigan siendo útiles.
6. Busca metas e indicadores que reflejen los resultados que importan
Respecto a las métricas e indicadores de rendimiento, es normal sentirse abrumado por la enorme cantidad de datos que se procesan en cada informe de resultados. Sin embargo, la carga se aminora cuando la empresa sabe perfectamente qué números son los que reflejan realmente su desempeño.
Eso también depende del área de la organización, los objetivos que se plantearon durante un periodo (mes, trimestre o año), el contexto de la industria o los retos inesperados que se presentaron. Si te concentras en lo más relevante, será sencillo utilizar la herramienta que tienes para crear reportes de desempeño.
Por ejemplo, el Generador de Informes Personalizados de HubSpot incluye una gran variedad de opciones que te permiten crear paneles e informes vinculando datos de ventas, marketing y servicios.
Ahorra tiempo, utiliza datos sin confundir las celdas tu hoja de cálculo y dale seguimiento al crecimiento de tus esfuerzos para beneficio de tu empresa.
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